Events: Tipps/Regeln für die erfolgreiche Nachbereitung eines Events (3)

Phase 3 – Die Nachbereitung eines Events

Im dritten Teil unserer Serie Events: Tipps/Regeln für eine erfolgreiche und fruchtbare Agenturzusammenarbeit kommen wir zu einer umfassenden Nachbereitung von Events.

Hier geht es zum ersten Teil und hier zum zweiten Teil unseres 3-Phasen-Modells.

Viele meinen, dass Veranstaltungen zu Ende wären, wenn der letzte Gast weg oder der letzte Tisch abgebaut ist. Aber hier endet die Arbeit noch lange nicht.

 

Nachbereitung während der Durchführung

Eine erfolgreiche Nachbereitung beginnt bereits auf der Veranstaltung selbst. Hier können bereits Feedbacks direkt von den Gästen eingeholt werden, wenn Sie die Location verlassen. Vorher sollte man davon absehen, da es die Gäste in Ihrer Interaktion auf dem Event stören könnte. Weiterhin ist es meist laut und man sollte im Inneren noch nicht mit dem Ende Anfangen, wenn der Gast noch gar nicht weg ist.

Solch ein Gäste-Feedback ist für eine umfassende Erfolgskontrolle unerlässlich. Wer hier mehr über die Bedeutung der Erfolgskontrolle im Eventmanagement und die verschiedenen Formen erfahren möchte, dem empfehlen wir einen Artikel aus „planung & analyse“, dem Portal für Marktforschung und Marketing. http://www.tu-chemnitz.de/wirtschaft/bwl2/download/PLNGANA.pdf

 

Abbau, Aufräumen, Abnahme

Im Anschluss an die Veranstaltung muss die Veranstaltungsstätte natürlich wieder in ihren Urzustand zurückversetzt werden. Nach diesen Arbeiten steht meist am Folgetag eine gemeinsame Abnahme zwischen Agentur und Vermieter an, bei welcher eine erneute Begehung stattfindet.

 

Abrechnung und Budget-Auswertung

Oft wird das Nachbereiten, welches oft vom Einsammeln der verschiedenen Dienstleister-Rechnungen, dem ordentlichen Zusammentragen und Aufbereiten der Rechnungen, sowie dem Eintragen ins Agentursystem geprägt ist, unterschätzt. Eine Endabrechnung eines größeren Events innerhalb von drei Tagen zu verlangen ist daher unrealistisch.

 

Sich bei den Gästen noch einmal in Erinnerung bringen.

Wir empfehlen, Events nicht einfach verpuffen zu lassen. Hier eignen sich Maßnahmen wie Foto-Websites oder Newsletter, der Versand von Infomaterial oder der Aufbau eines Netzwerks über Social Media Kanäle wie XING. All dies können gute Formen sein, um mit und beim Gast im Gespräch zu bleiben.

 

Sprechen Sie mit der Agentur.

Nach dem Event ist vor dem Event. Vereinbaren Sie immer einen gemeinsamen Termin zur Auswertung. Was lief gut? Was schlecht? Gab es internes Feedback, welches Sie auch der Agentur weitergeben möchten?

Wenn die Zusammenarbeit gut war, kann dies auch gesagt werden. Feiern Sie Erfolge gemeinsam. Jeder möchte Anerkennung und Wertschätzung für gute Arbeit. Teilen Sie der Agentur mit, wenn Ihnen etwas gut gefällt. Jedoch sagen Sie auch, was Sie gestört hat. Nur so kann eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit Bestand haben.

 

Einfach mal Danke sagen.

Diese Regel gilt sowohl für Kunden als auch für Agenturen. Am Ende gehört es einfach dazu gute Zusammenarbeit nicht für selbstverständlich anzusehen und diese auch noch einmal im Nachgang durch ein kleines Dankesschreiben oder einfach nur einen kurzen netten Anruf zu würdigen.